¿Como Diseñar un Sistema de Calidad?

Se ha preguntado ¿Cómo se Diseña un Sistema de Calidad en Manufactura? Primeramente debemos ser sinceros y preguntarnos ¿Nos conviene pensar en la fabricación de un producto o servicio de calidad? Si nuestro objetivo es hacer dinero comprando materia prima basura (fuera de especificación), barreduras, lotes obsoletos o contaminados, fabricados en maquinaria chatarra, con personal no capacitado y mal pagado, sin equipo de seguridad adecuado, con equipos de medición obsoletos y no calibrados; por favor no siga leyendo, que esta información NO es para sus ojos.

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Si en verdad esta comprometido con su marca y su producto ¡Felicidades! Considero que ya tiene más del 70% del esfuerzo y camino ganado. Ahora le describiré de manera muy sintetizada, los documentos MINIMOS que debe de hacer a detalle, a conciencia, con pasión y amor a lo que hace:

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1.- ESPECIFICACIONES COMERCIALES: Este es el documento de dominio público, el cual es usado como herramienta de venta. En él se describe al consumidor sus características principales, usos, aplicaciones e incluso sus limitaciones. De manera directa (o indirecta) señala el mercado objetivo y en algunos casos incluso el precio de venta sugerido del minorista al cliente final. Si el producto requiere de un “Certificado de Calidad” por embarque, en estas especificaciones se menciona el parámetro critico, la unidad de medida, su rango de aceptación (o rechazo), el instrumento y/o herramientas a usar para la evaluación, y el procedimiento (ASTM, SAE, ASME) a seguir para evaluar el parámetro, o su identificación interna, si se trata de un documento de la empresa (el cual debe estar dispuesto a compartir al menos con su cliente directo). Los instrumentos a usar para efectos de la emisión del “Certificado de Calidad” y de la evidencia documental del cumplimiento de las ESPECIFICACIONES COMERCIALES, deben estar 100% calibrados por empresas que cuenten con su registro ante la EMA (Entidad Mexicana de Acreditamiento), la NIST o la A2L (de los Estados Unidos).

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2.- ESPECIFICACIONES FINALES: Este ya es un documento de dominio exclusivo de la empresa de manufactura. En este documento se establecen los criterios de aceptación / rechazo del producto, antes de su salida al mercado. Es conveniente que los parámetros a evaluar sean iguales a los que se emplearan en las ESPECIFICACIONES COMERCIALES, aunque es conveniente que los rangos e intervalos sean más cerrados, para garantizar productos robustos en el mercado. A veces llega a suceder que un producto es funcional, pero no cumple al 100% con sus especificaciones finales, no descarte por favor definir un producto comercial alterno, cuide su marca. Es conveniente que los parámetros críticos sean evaluados con instrumentos calibrados, como se indica en el punto anterior, y si es posible tener instrumentos “verificados” con patrones internos (todo bien documentado).

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3.- DIAGRAMA DE FLUJO Y ESPECIFICACIONES DE PROCESO: Estos son dos documentos que necesitan ser 100% compatibles uno con el otro. En el DIAGRAMA DE FLUJO se deben indicar todas las entradas, salidas, reprocesos (o retrabajos) salidas de mermas y desperdicios. Y con esta información cada fase del proceso debe indicar sus rangos de temperaturas, tiempos, presiones y cualquier parámetro de control. Las ESPECIFICACIONES DE PROCESO permiten vigilar que todos los productos sean fabricado bajo las mismas condiciones para evitar variaciones. No descarte en este punto el uso de PLANES DE CONTROL (CP) e incluso de ANALISIS DE MODO EFECTO Y FALLA (AMEF, o FMEA en inglés).

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4.- METODOS O PROCEDIMIENTOS DE MANUFATURA: ¿Cómo se van a fabricar las cosas? ¿Qué ingredientes se colocan primero? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Dónde? Este es un documento vivo y conforme la experiencia sea más robusta, cada actualización será nutrida con más y más experiencia. Se debe ser claro en el tipo de equipos, herramientas e instrumentos a utilizar, y en ocasiones incluso indicar el tipo de calificación o certificación interna requiere el personal operativo. Estos materiales de  uso diario y rutinario, también pueden ser usados para la capacitación / adiestramiento del personal operativo.

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5.- ESPECIFICACIONES DE MATERIA PRIMA: Estos documentos con de vital importancia para la compra de materia prima, búsqueda de materiales alternos, evaluación de materiales de entrada (INCOMING INSPECTION). Es necesario que exista un formato en la empresa para estas especificaciones, y la recomendación es hacerlas en coordinación con el proveedor líder de cada una de las materias primas. ¿Cuántos parámetros críticos tiene una materia prima? Varia respecto al tipo de materiales y aplicaciones, pero más de cinco criterios nos permitirán tener un producto robusto.

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6.- LISTA DE INSTRUMENTOS CRITICOS: Estos son los instrumentos que se deben calibrar de manera regular, con empresas que estén acreditadas (al menos por la EMA).

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7.- LISTA DE INSTRUMENTOS NO CRITICOS: Estos son los instrumentos que se pueden verificar en la empresa, con patrones internos y siguiendo procedimientos específicos.

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8.- LISTA DE REFACCIONES CRITICAS: Estas son las refacciones mínimas que debe tener para evitar la generación de productos no conformes o paro del proceso productivo.

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9.- NIVELES DE INVENTARIO MAXIMOS/MINIMOS: La materia prima debe fluir del almacén al proceso de manera continua, siguiendo los PEPS (primeras entradas, primeras salidas). Hay que tener cuidado de la definición de los niveles mínimos, es importante no acumular materia prima (que es dinero que no genera ganancias) sin llegar al riesgo de detener el proceso por falta de alguna de las materias primas.

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10.- PERFILES Y DECRIPCIONES DE PUESTO: Estos documentos deben hablar sobre las características que debe cumplir el personal operativo, debe indicar los conocimientos y habilidades que debe tener (no se debe cometer el error de querer copiar los procedimientos de manufactura, pero si se puede hacer referencia de ellos). Con este documento, contrastándolo con el personal, nos va a a indicar que capacitación o adiestramiento debemos programar y ejecutar.

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11.- CAPACITACION: La capacitación es una inversión a corto, mediano y largo plazo. Entre mejor este entrenado el personal, mejores resultados se tendrán. Recuerdo haber leído que un Dueño comentaba con un Jefe de Personal sobre la necesidad de la capacitación, y el Dueño externo su preocupación de que el personal ya capacitado (actividad que tiene un costo) al ser más eficiente y hábil con el adiestramiento, se fuera de la empresa. Inteligentemente el Jefe de Personal le hizo ver que lo realmente peligroso era que no se capacitaran, y se quedaran en la empresa.

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12.- ANALISIS DEL DESEMPEÑO Y PLAN DE RECOMPENSAS: Evalué el trabajo de su personal de manera periódica y objetiva (con números, sin usar sentimientos o viseras), si algo esta deficiente implemente capacitación. Pero si como resultado de ese ANALISIS DE DESEMPEÑO usted encuentra excelentes colaboradores, cuyo trabajo incluso influyen en la buena percepción del producto en el mercado, e incluso por eso se incrementa el nivel de ventas, implemente un PLAN DE RECOMPENSAS, comparta el éxito con sus colaboradores. Las personas van a trabajar porque necesitan dinero para poder mantener a sus familias, si incrementamos las ventas, y si además no hay quejas o peor aún rechazos por falta de calidad en el producto ¿Por qué no premiamos económicamente al personal con algún bono o comisión?

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13.- PROGRAMA DE MANTENIMIENTO: El mantenimiento preventivo y el predictivo nos ayudan garantizar condiciones robustas de operación, sin paros que requieran de un mantenimiento correctivo.

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14.- TECNICAS DE MUESTREO A UTILIZAR: Se deben definir claramente los criterios a utilizar, si es por atributos se recomienda la MIL-STD-105E, y cuando el muestreo es por aceptación de variables, se recomienda la MIL-STD-414. Hay industrias que tienen comercialmente muy bien definidos sus AQL (limites de aceptación de la Calidad) por ejemplo, el sector de electrónica de consumo maneja niveles de 0.05% o sea cinco artículos defectivos por cada 10,000 unidades.

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15.- TECNICAS ESTADISTICAS: Si hace mediciones, genera datos en función del tiempo. Se recomienda en este punto, en función de lo critico de un parámetro en el producto o en el proceso, el empleo de Diagramas (X-r), (nP) etc. Recordando que tan malo es medir de más, como medir de menos, o de plano no medir. Con el paso del tiempo, una grafica deja la evidencia de que se trabajo (o no) de manera controlada, e incluso puede servir para definir especificaciones o para servir de herramienta de control, usando el Cpk.

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Si es un poco observador, es muy posible que con los anteriores documentos cubra haber cubierto ya las 5M´s de un Diagrama Causa-Efecto o Ishikawa (Fish – Bone diagram), porque se cubren los puntos: Materiales, Mano de Obra, Maquinaria, Métodos, Mediciones.

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El aplicar como mínimo lo anterior, le permitirá fabricar productos semejantes de manera consistentes, que tendrán comportamientos homogéneos en el mercado. Con lo anterior la percepción de su cliente (o mercado) es que su producto es de CALIDAD.

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Deseando que este documento le sea de utilidad, no olvide visitarnos: www.rtquality.us 
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